Una vez que una organización determina que las estrategias 5S son adecuadas para la empresa, debe comenzar a planificar cómo implementar las 5S. Adecuado implementación requerirá cambios físicos en las instalaciones, así como capacitar a los empleados y otras partes para operar de acuerdo con la metodología 5S.
Puede pasar bastante tiempo antes de que las 5S se implementen por completo, pero habrá beneficios significativos durante todo el proceso de implementación.
Entendiendo Las 5S
Incluso antes de comenzar el proceso de implementación, es importante comprender qué son las 5S. El siguiente vídeo explica qué son las 5S y cómo pueden ayudar a una instalación.
Para resumir, 5S es una estrategia de organización del lugar de trabajo que trabaja en la mejora de la eficiencia y eficacia de la empresa. Recibe su nombre del hecho de que cada una de las cinco áreas principales de enfoque comienzan con la letra S:
- Clasificar - Eliminar cualquier obstáculo que impida la producción. Retire los elementos innecesarios, guarde las cosas y asegúrese de que las personas adecuadas estén realizando los trabajos correctos.
- Poner en orden - Disponer las cosas de manera que estén ubicadas donde necesitan ser utilizadas. Reducir o eliminar la necesidad de que los empleados caminen a otra área para conseguir una herramienta ayudará a evitar la pérdida de tiempo y esfuerzo.
- Brillar - Los lugares de trabajo limpios son mucho más eficientes que los sucios. Además, las herramientas y máquinas limpias duran más y causan menos problemas durante el funcionamiento.
- Estandarizar - Establecer estándares sobre cómo se debe realizar el trabajo reducirá los errores y mejorará la eficiencia. Si bien se pueden mejorar los estándares, hacer que todos operen de la misma manera ayudará a aumentar la producción.
- Sostener - Asegúrese de que cualquier mejora implementada sea efectiva en el futuro. La realización de auditorías e inspecciones puede ayudar a mantener las mejoras obtenidas mediante los otros cuatro pasos.
Crear un equipo de implementación de 5S
Lo primero que se necesita implementar las 5S en una organización es un equipo de personas para liderar el esfuerzo. El equipo de implementación de las 5S debe estar formado por personas de todos los niveles de la organización, incluidos los siguientes:
- Gerencia Senior - Es esencial contar con la aceptación de los equipos directivos de nivel superior. Si bien normalmente no tendrán un papel activo, son necesarios para aprobar cambios y reunir a todos los grupos.
- Gerencia Intermedia - Dependiendo del tamaño de la organización, los mandos intermedios también deberían incluirse en el equipo de implementación. Asumirán un papel más directo para ayudar a coordinar qué tipos de mejoras deben realizarse en las áreas de las que tienen responsabilidad directa.
- Supervisores Directos - El supervisor de primera línea será el responsable de realizar la mayor parte de los cambios y asegurarse de que se sigan las nuevas estrategias. Tener supervisores directos como parte del equipo de implementación puede ayudar a garantizar que respalden los cambios de las 5S y trabajarán duro para el éxito del proyecto.
- Empleados De Primera Línea - Los empleados de primera línea serán los que "sentirán" directamente los cambios, por lo que es importante tenerlos en el equipo. Podrán señalar oportunidades de mejora y ayudar a abordar problemas potenciales que la gerencia tal vez no conozca.
Dado que el equipo 5S está formado por personas de todos los niveles de la empresa, es importante que sepan trabajar juntos. Mantener a todos informados sobre todas las decisiones y asegurarse de valorar los aportes que brindan las personas (independientemente de su nivel) es esencial para el éxito de la implementación de las 5S.
El número total de personas en un equipo de implementación puede oscilar entre 4 y aproximadamente 12 en la mayoría de los casos. Con equipos más grandes, algunos de los miembros no tendrán un papel tan directo, sino que actuarán como asesores o recursos para el resto del grupo.
Establecer una línea base
Una vez que se forma un equipo, el siguiente paso es establecer una línea base de cómo se hacen las cosas en las instalaciones. Este proceso ayudará a generar ideas sobre de dónde pueden surgir las mejoras y permitirá medir el éxito de la implementación de las 5S una vez que se haya completado.
Ir al piso
Una de las mejores formas de recopilar información antes de la implementación real de las 5S es acudir al taller. Esto se puede hacer de varias maneras, una de las más populares se conoce como Gemba, o un paseo Gemba. Gemba es un término japonés que se traduce como "el lugar real" y se utiliza en la industria manufacturera y otras industrias para que los supervisores y gerentes pasen tiempo en el taller.
Otro término para esto es "gestión caminando" y se ha demostrado que es muy eficaz. Al pasar tiempo donde se realiza el trabajo, es más probable que a las personas se les presenten problemas reales que puedan evaluarse para encontrar soluciones reales.
Implementar Soluciones Fáciles
Siempre que se implementan las 5S en una organización, el mejor lugar para comenzar es con las "soluciones fáciles". Estas oportunidades suelen ser muy fáciles de identificar y pueden abordarse rápidamente y sin demasiados recursos. Comenzar con soluciones simples ofrece a la instalación muchos beneficios, incluidos los siguientes:
- Impulso - Cada vez que comienza un nuevo proyecto, es importante generar impulso. Comenzar con múltiples problemas pequeños y simples que puedan abordarse de inmediato mostrará a todos que la implementación de las 5S no sólo está sucediendo, sino que también está beneficiando a la instalación.
- Práctica - Siempre que se empieza algo nuevo, es una buena idea probar cosas sencillas para empezar, para que la gente sepa cómo irá el proyecto. Es mucho más fácil abordar problemas en proyectos más pequeños y sencillos que en un tema importante.
- Eliminar Residuos - No importa lo fácil que sea resolver un problema, abordarlo utilizando las 5S ayudará a reducir el desperdicio en la instalación. Esta es una excelente manera de eliminar algún tipo de desperdicio de inmediato.
Hay muchos ejemplos de proyectos 5S que se pueden elegir como parte de la implementación inicial. Las siguientes son algunas opciones a considerar.
Marcas De Piso
Las marcas en el suelo han demostrado ser una de las formas más eficaces de mejorar la seguridad y aumentar la eficiencia dentro de una instalación. Hay muchas maneras en que se pueden utilizar este tipo de marcas para beneficiar a la instalación, y todas ellas reducirán o eliminarán algún tipo de desperdicio.
La cinta para marcar el piso se puede usar para marcar los pasillos para que los conductores de vehículos altos y bajos y otros vehículos sepan qué tan cerca del borde están en un momento dado. Las flechas se pueden utilizar para indicar en qué dirección debe fluir el tráfico para que otros vehículos no se interpongan en el camino ni provoquen un accidente.
La cinta para marcar el suelo y los símbolos para marcar el suelo también pueden identificar las salidas de emergencia, las rutas de producción y mucho más. Dado que este tipo de marcado en el suelo es económico y eficaz, es una buena opción para las 5S.
Señales de seguridad
Las señales de seguridad ofrecen muchos de los mismos beneficios que las marcas en el piso, pero están a la altura de los ojos en lugar de en el piso. Estas señales pueden advertir a las personas en un área sobre máquinas en movimiento, tráfico de vehículos o cualquier otra cosa.
Muchas instalaciones también utilizan estos letreros para identificar diferentes pasos en el proceso de producción. Esto garantiza que todos sepan dónde comienza la producción de un producto, cómo avanza a través de la instalación y dónde terminará.
Mejoras Organizativas
Uno de los tipos más populares de proyecto 5S es la organización de un área de la instalación. Mantener las cosas organizadas ayuda a garantizar que se puedan encontrar rápida y fácilmente. También ayuda a eliminar la pérdida de tiempo y energía de los empleados que, de otro modo, tendrían que salir a buscar los artículos que buscan.
Algunos ejemplos de cómo una instalación puede mejorar la organización incluyen los siguientes:
- Organizadores de herramientas - Opciones como tableros perforados y tableros de sombra garantizan que cada herramienta en un taller tenga un lugar determinado. Los empleados sabrán exactamente dónde ir para encontrar lo que necesitan y dónde colocarlo cuando hayan terminado la tarea.
- Etiquetas de estacionamiento - Identificar dónde deben estacionarse determinados vehículos cuando no estén en uso ayudará a garantizar que estén allí cuando sea necesario. En el caso de los vehículos eléctricos, esto también puede garantizar que se carguen cuando no estén en uso para que siempre estén listos para funcionar. Usar cinta para marcar el piso es una excelente manera de facilitar este tipo de organización.
- Etiquetas Para Cajones - Cuando los artículos se guardan en cajones o armarios, etiquetarlos desde el exterior es una forma eficaz de acelerar el proceso de obtención de lo necesario. En lugar de tener que abrir cada cajón y mirar, los empleados pueden simplemente localizar el que contiene lo que necesitan y mirar allí.
- Reubicación De Máquinas - Dependiendo del tamaño de las instalaciones y de las máquinas en uso, este puede ser un proyecto importante, pero puede que valga la pena el esfuerzo. Mover las máquinas para que la producción fluya de una máquina a la siguiente con el menor movimiento desperdiciado posible es una excelente manera de reducir el desperdicio.
Plan de mejoras continuas
A medida que se completan los proyectos iniciales, es importante siempre planificar lo que se puede hacer a continuación. De hecho, tener una lista de proyectos que deben realizarse puede ser una gran parte del proceso de implementación de las 5S.
Una vez que todos en una instalación comprendan qué son las 5S y qué tipos de desechos deben tener en cuenta, puede resultar muy útil tener un sistema donde los empleados puedan enviar recomendaciones para proyectos de 5S. Casi siempre son los empleados de primera línea los que pueden identificar más fácilmente los residuos en las instalaciones. Trabajar con ellos garantizará que siempre haya cosas que se puedan hacer y también ayudará a que la instalación elimine primero las peores áreas de desperdicio.
